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Politique de confidentialité
Contexte
Afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels de tous ses clients du PAE et des services de gestion de l’invalidité, Shepell·fgi a mis en œuvre des normes élevées en matière de vie privée et de protection des données. La gestion des renseignements personnels constitue la pierre angulaire des services de Shepell·fgi et, que ce soit au Canada ou aux États-Unis, notre entreprise se conforme aux exigences fédérales et provinciales les plus rigoureuses en ce qui concerne la gestion de la confidentialité. Au Canada, nous nous conformons à la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), ainsi qu’aux lois et règlements provinciaux en vigueur, y compris la Loi ontarienne sur la protection des renseignements personnels sur la santé. Aux États-Unis, nous nous conformons à la U.S. Health Insurance Portability & Accountability Act (HIPAA) de 1996. La Politique de confidentialité de Shepell·fgi fournit les normes et les directives en ce qui concerne la collecte, l’usage, la divulgation et la rétention de renseignements personnels.
Responsabilité
Responsable des renseignements personnels qui relèvent d’elle, Shepell·fgi a désigné les personnes suivantes dans le but de s’assurer du respect des principes énoncés à la présente politique :
- Il incombe au chef de la direction, monsieur Rod Phillips, de s’assurer que Shepell·fgi respecte la politique, même si d’autres personnes au sein de Shepell·fgi sont chargées de la collecte et du traitement quotidien des renseignements personnels. Le pouvoir d’agir au nom du chef de la direction a également été délégué à d’autres membres de Shepell·fgi, notamment au directeur de la protection de la vie privée.
- Le directeur de la protection de la vie privée est monsieur Eric Acker, directeur de l’exploitation chez Shepell·fgi. Son identité est communiquée tant à l’interne qu’aux membres du public.
- Monsieur Brian Greenspan, Affaires juridiques et gestion des risques, agit à titre d’avocat-conseil pour Shepell·fgi et le directeur de la protection de la vie privée. Son identité est communiquée tant à l’interne qu’aux membres du public.
- Madame Marie-Andrée Latour, directrice clinique, Programmes travail-vie et services professionnels, exerce le rôle de responsable de la protection de la vie privée des clients du PAE. Son identité est communiquée tant à l’interne qu’aux membres du public.
- Madame Pamela Connor, vice-présidente, Gestion des comptes et opérations en gestion de la santé, est responsable de la protection de la vie privée des clients des services de gestion de l’invalidité. Son identité est communiquée tant à l’interne qu’aux membres du public.
- Conformément aux normes établies par le COA (Council On Accreditation), Shepell·fgi s’est dotée de politiques et de pratiques destinées à protéger la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne :
- la mise en œuvre de politiques et procédures visant à protéger les renseignements personnels;
- la mise en place de procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite;
- la formation du personnel et la transmission à son personnel de l’information relative aux politiques et procédures de Shepell·fgi;
- la rédaction de documents explicatifs concernant les politiques et procédures de Shepell·fgi.
Détermination des fins de la collecte de renseignements
Shepell·fgi déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis au moment de leur collecte ou avant.
- La collecte de renseignements personnels vise principalement à déterminer si une personne est admissible au PAE, à permettre au personnel de Shepell·fgi de fournir des services de PAE et de gestion de l’invalidité, à administrer le PAE et les services de gestion de l’invalidité, à effectuer des recherches à des fins d’assurance de la qualité, d’inspection, d’évaluation et de vérification, à compiler des statistiques globales et autres données importantes sur l’utilisation en vue de la préparation de rapports et à respecter les exigences d’origine législative et réglementaire.
- Le fait de préciser les fins de la collecte de renseignements personnels, au moment de celle-ci ou avant, permet à Shepell·fgi de déterminer les renseignements dont elle a besoin pour réaliser les fins mentionnées.
- Les fins qui ont été déterminées sont communiquées à la personne auprès de laquelle les renseignements sont recueillis au moment de leur collecte ou avant. Selon la façon dont s’effectue la collecte, ces fins peuvent être communiquées de vive voix ou par écrit. Par exemple, la Déclaration de compréhension, qui explique les conditions du programme, peut être présentée au client par téléphone ou par courriel et lorsque la personne se présente à un rendez-vous.
- Avant d’utiliser des renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement, les nouvelles fins doivent être précisées.
- Sauf si ces nouvelles fins sont requises par la loi, Shepell·fgi obtiendra le consentement de la personne avant d’utiliser cette information aux fins identifiées.
- Les employés de Shepell·fgi qui recueillent des renseignements personnels sont en mesure d’expliquer à la personne concernée à quelles fins sont destinés ces renseignements.
Nature des renseignements recueillis
- Renseignements servant à déterminer l’admissibilité au PAE et aux services de gestion de l’invalidité de Shepell·fgi
- Coordonnées assorties de directives particulières du client concernant les heures et le lieu où le conseiller de Shepell·fgi peut le joindre et précisant s’il peut ou non laisser un message détaillé avec son nom et son numéro de téléphone
- Renseignements servant à l’établissement de profils démographiques et à l’analyse des tendances; l’information recueillie aide Shepell·fgi et l’organisation cliente à planifier des programmes correspondant aux besoins de l’organisation et, par conséquent, à fournir des statistiques anonymes et cumulatives au promoteur du PAE et-ou du programme de gestion de l’invalidité
- Renseignements relatifs au(x) problème(s) ou à la situation présentés au PAE ou au programme de gestion de l’invalidité afin d’aider dans leur rôle les conseillers au PAE et les conseillers en gestion de l’invalidité
Consentement
Sauf dans des cas limités où la loi exige la communication des renseignements, Shepell·fgi veille à ce que le consentement de la personne concernée soit obtenu avant de recueillir des renseignements personnels à son sujet et d’utiliser ou de communiquer ces renseignements.
Tous les clients doivent lire et signer une déclaration de compréhension qui explique les services fournis par le PAE ou le programme de gestion de l’invalidité et, en particulier, la protection des renseignements personnels et les conditions dans lesquelles il peut y avoir violation de confidentialité.
Shepell·fgi doit expliquer au client que les renseignements personnels sont communiqués et transmis uniquement avec son consentement écrit, libre et éclairé, sauf dans ces circonstances exceptionnelles :
- La personne constitue un danger pour elle-même (p. ex., elle menace de se suicider) ou pour autrui (p. ex., elle menace de blesser d’autres personnes).
- Il y a danger évident pour la santé publique (p. ex., un employé atteint d'une maladie contagieuse travaille dans une aire de préparation des aliments – rapport de la commission Krever).
- Il y a lieu de présumer que de mauvais traitements sont infligés à un ou à des enfants.
- Le poste d’un employé est considéré comme critique pour la sécurité (p. ex., camionneur), alors que ce dernier reçoit du counseling (p. ex., en raison d’un problème de toxicomanie) et présente au travail un risque imminent pour sa propre santé et sécurité ou celles des autres.
Le consentement de la personne concernée doit être obtenu avant que des renseignements personnels soient recueillis à son sujet, utilisés ou communiqués. Shepell·fgi obtient ce consentement au moment de la collecte de renseignements personnels ou avant. Lorsque de nouvelles fins ont été déterminées, Shepell·fgi obtiendra le consentement de la personne concernée avant la collecte, l’utilisation ou la communication de ces renseignements. Dans le cas d’un mineur ou d’une personne gravement malade ou souffrant d’incapacité mentale, Shepell·fgi tentera d’obtenir, conformément à la loi, le consentement d’un représentant autorisé, tel un tuteur ou un mandataire.
Suivant le principe en cause, la personne au sujet de laquelle des renseignements sont recueillis doit être informée de ce fait et son consentement doit être obtenu. Shepell·fgi s’efforcera par tous les moyens d’obtenir un consentement valable en énonçant clairement les fins auxquelles les renseignements sont recueillis, utilisés ou communiqués.
La façon dont Shepell·fgi obtient le consentement peut varier selon les circonstances et la nature des renseignements recueillis. Ainsi, ce consentement peut être obtenu en personne, par téléphone, par courrier ou par Internet. Pour déterminer la forme du consentement, Shepell·fgi tiendra compte des attentes raisonnables de la personne, des circonstances entourant la collecte, de la sensibilité des renseignements en cause et du mode de prestation du service clinique. La prestation des services de counseling peut se faire par courriel, par téléphone et en personne.
Shepell·fgi peut présumer que la demande d’une personne de consulter au PAE constitue un consentement à des fins précises. Shepell·fgi n’utilisera ou ne communiquera les renseignements personnels concernant cette personne à d’autres fins que celles qu’elle prévoit raisonnablement ou celles liées à sa demande.
Shepell·fgi consigne la réception du consentement d’une personne de diverses façons, notamment par le biais d’une Déclaration de compréhension, de l’imprimé d’un courriel versé au dossier clinique, d’un formulaire comprenant une case à cocher ou de la mention au dossier du client d’un consentement donné de vive voix.
Sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat, une personne peut retirer son consentement en tout temps sur avis écrit à Shepell·fgi. Le consentement écrit est valable uniquement pour la demande concernée. Shepell·fgi fera les efforts nécessaires pour s’assurer que le client comprend les conséquences du fait d’avoir donné son consentement ou de l’avoir retiré.
Limitation de la collecte
Shepell·fgi ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Ces renseignements doivent être recueillis par des moyens honnêtes et licites.
Shepell·fgi ne doit pas recueillir des renseignements de façon arbitraire. Elle doit limiter tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins déterminées. Selon les termes de ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements, Shepell·fgi doit préciser la nature des renseignements recueillis.
L’exigence selon laquelle les renseignements personnels doivent être recueillis par des moyens honnêtes et licites a pour objet d’empêcher les organisations de tromper les gens ou de les induire en erreur quant aux fins auxquelles les renseignements sont recueillis. Cette exigence suppose que le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements ne doit pas être obtenu à l’aide d’un subterfuge.
Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne concernée y consent ou si la loi l’exige. Les renseignements personnels ne seront conservés que pendant la période de temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées.
Les renseignements personnels seront stockés à titre confidentiel et seuls les employés et les mandataires de Shepell·fgi et les conseillers dont les services auront été retenus par Shepell·fgi y auront accès.
Les renseignements personnels seront conservés et détruits en conformité avec les politiques en cours chez Shepell·fgi et les lois en vigueur.
Clients recevant plusieurs services
Si un client reçoit deux services ou plus de la part de Shepell·fgi (p. ex., de l’aide au PAE et au programme de gestion de l’invalidité), les renseignements personnels recueillis aux fins de la prestation d’un de ces services ne seront ni utilisés ni communiqués aux fins des autres services. Shepell·fgi ouvre un dossier distinct pour chaque service demandé par le client, et les renseignements personnels déposés dans ce dossier ne seront ni transférés ni liés aux renseignements des autres dossiers.
Shepell·fgi utilise aux fins des services de PAE et de gestion de l’invalidité deux banques de données indépendantes qui ne sont pas liées entre elles. En outre, la gestion des banques de données est confiée à des équipes différentes qui ne communiquent pas d’information entre elles. Les renseignements stockés dans nos réseaux sécurisés sont protégés par des mesures strictes de sécurité telles que l’utilisation du service d’annuaire Active Directory, le principe de justification et le contrôle d’accès fondé sur les rôles. Les renseignements sur papier sont conservés dans des classeurs verrouillés et sont assujettis aux mêmes normes rigoureuses de sécurité.
Exactitude
Les renseignements personnels recueillis par Shepell·fgi sont aussi exacts et complets que l’exige la prestation de services. Le fait de tenir des dossiers clients détaillés permet à Shepell·fgi de personnaliser les services et d’en assurer la pertinence et l’efficacité. Shepell·fgi mettra à jour les renseignements personnels uniquement lorsque la réalisation des fins précises auxquelles ils ont été recueillis l’exigera.
Mesures de sécurité
Shepell·fgi doit protéger les renseignements personnels contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées, indépendamment de la forme sous laquelle ils sont conservés, en ayant recours à des méthodes de protection variées, adaptées au degré de sensibilité des renseignements.
Les méthodes de protection comprennent :
- des moyens matériels (verrouillage des classeurs, accès restreint aux dossiers et aux bureaux);
- des moyens techniques (mots de passe, chiffrement, pare-feu et vérifications);
- des mesures administratives (cotes de sécurité, accès sélectif sur justification, formation du personnel, ententes de confidentialité, politiques et procédures);
- les contrats d’emploi et de services-conseils de Shepell·fgi contiennent une clause de confidentialité liant les employés et les conseillers de Shepell·fgi;
- au moment du retrait ou de la destruction des renseignements personnels, Shepell·fgi veillera à empêcher les personnes non autorisées d’avoir accès à ces renseignements.
Transparence
Le client peut en tout temps demander à Shepell·fgi de lui expliquer de quelles façons ses renseignements personnels sont utilisés. Shepell·fgi fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à quiconque.
Shepell·fgi fera en sorte que ces politiques et pratiques soient compréhensibles et faciles à obtenir sous diverses formes. Les renseignements sur ces politiques et pratiques pourront être fournis en personne, par écrit, par téléphone, dans des publications et sur le site Web de l’entreprise.
Les renseignements disponibles comprendront :
- Le nom ou la fonction, de même que l’adresse professionnelle de la personne responsable des politiques et pratiques de Shepell·fgi en matière de confidentialité et à qui les plaintes et les demandes de renseignements peuvent être acheminées
- La description de la façon d’avoir accès aux renseignements personnels que possède Shepell·fgi
- La description du genre de renseignements personnels que possède Shepell·fgi, y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés et une définition de la nature des renseignements pouvant être communiqués
Accès aux renseignements personnels
Shepell·fgi doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels la concernant, de leur usage et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers. En outre, elle doit lui permettre de les consulter. Cette personne pourra contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
Nota : Shepell·fgi peut refuser l’accès à certains renseignements personnels qu’elle possède au sujet d’une personne dans les cas suivants : le coût de leur fourniture est exorbitant, ils contiennent des détails sur d’autres personnes; leur fourniture est interdite pour des raisons d’ordre juridique ou de sécurité ou parce qu’il s’agit de renseignements commerciaux de nature exclusive ou, enfin, ces renseignements sont protégés par le secret professionnel entre l’avocat et son client ou le privilège relatif à un litige. Shepell·fgi informera la personne ayant demandé l’accès aux renseignements des raisons pour lesquelles cet accès lui est refusé.
La personne qui demande l’accès à des renseignements personnels devra fournir à Shepell·fgi suffisamment de renseignements pour qu’il lui soit possible de la renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Les renseignements ainsi fournis serviront à cette seule fin.
Lorsqu’elle fournit le relevé des tiers à qui elle a communiqué des renseignements personnels au sujet d’une personne, Shepell·fgi tentera d’être aussi précise que possible. S’il lui est impossible de fournir une liste des organisations à qui elle a effectivement communiqué des renseignements au sujet d’une personne, Shepell·fgi fournira une liste des organisations à qui elle pourrait avoir communiqué de tels renseignements.
Shepell·fgi répondra aux demandes de communication de renseignements dans un délai raisonnable et à un coût censé couvrir les frais réellement engagés pour localiser les renseignements, en faire des photocopies et les livrer. Les renseignements demandés seront fournis à l’auteur de la demande ou mis à sa disposition sous une forme généralement compréhensible. Par exemple, si Shepell·fgi se sert d’abréviations ou de codes pour l’enregistrement des renseignements, il fournira les explications nécessaires à leur compréhension.
Lorsqu’une personne démontre que ses renseignements personnels utilisés par Shepell·fgi pour prendre des décisions sont inexacts ou incomplets, Shepell·fgi apportera les modifications ou mises à jour nécessaires à ces renseignements. Selon la nature des renseignements qui font l’objet de la contestation, les modifications peuvent prendre la forme de corrections, de suppressions ou d’ajouts. S’il y a lieu, Shepell·fgi transmettra les modifications aux tiers ayant accès aux renseignements en cause.
Lorsqu’une contestation n’est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, Shepell·fgi prendra note de l’objet de la contestation. S’il y a lieu, les tiers ayant accès aux renseignements en cause seront informés du fait qu’une contestation n’a pas été réglée.
Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne chargée de les faire respecter chez Shepell·fgi, c’est-à-dire le directeur de la protection de la vie privée.
Shepell·fgi doit établir des procédures pour recevoir les plaintes ou les demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels et y donner suite. Les procédures relatives aux plaintes seront facilement accessibles et simples à utiliser.
Shepell·fgi doit informer les personnes qui présentent une demande de renseignements ou déposent une plainte de l’existence de procédures pertinentes. Diverses procédures peuvent exister.
Shepell·fgi doit faire enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, elle prendra les mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification de ses politiques et pratiques.
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