Politique de confidentialité

Chez Shepell·fgi, nous nous engageons à protéger la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels que nous recevons à votre sujet. La gestion des renseignements personnels constitue la pierre angulaire de nos services et cette politique de confidentialité explique comment nous honorons cet engagement.

Responsabilité

Shepell·fgi assume la responsabilité des renseignements personnels qui relèvent d’elle. Sous l’autorité du directeur de la protection de la vie privée, Shepell·fgi s’est dotée de groupes de travail solides qui doivent assurer la conformité de Shepell·fgi aux dispositions de cette politique. Les membres de ces groupes de travail proviennent de diverses sphères d’activité de l’entreprise, y compris les services relatifs aux opérations.

À quelles fins Shepell·fgi utilise-t-elle vos renseignements personnels?

Shepell·fgi utilise les renseignements recueillis aux fins suivantes :

• Dans le but d’offrir les services pour lesquels nous avons été engagés par nos clients, notamment :
1. des programmes et des services d’aide aux employés (PAE);
2. des programmes et des services de gestion de la santé à l’intention des organisations clientes et de leurs employés;
3. des programmes de santé organisationnelle et de formation à l’intention des organisations clientes et de leurs employés.
• Afin d’informer les organisations clientes, leurs employés ou les membres au sujet de nos services et d’optimiser notre prestation de service globale;
• Pour produire des statistiques ou des rapports anonymes et cumulatifs à propos des services offerts par Shepell·fgi, des normes et des tendances en matière de service; les données présentées dans ces documents ne pourront en aucun cas vous identifier;
• Afin de fournir à nos clients des renseignements à propos de nos services et de rehausser ainsi l’efficacité de nos programmes et de la prestation de service;
• Pour protéger les droits et les intérêts de Shepell·fgi dans le cadre d’une vérification ou d’une éventuelle poursuite judiciaire, ou nous aider dans l’exercice de nos activités commerciales.

En général, Shepell·fgi recueille des renseignements personnels auprès de deux sources : (i) vous et (ii) votre employeur.

Limitation de la collecte

Shepell·fgi limite la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels aux fins énoncées aux présentes ou à d’autres fins précisées au moment de la collecte. Ces renseignements doivent être recueillis par des moyens honnêtes et licites. Shepell·fgi ne doit pas recueillir des renseignements de façon arbitraire.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne concernée y consent ou si la loi l’exige. Les renseignements personnels ne seront conservés que durant la période de temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées, sauf si la loi exige qu’ils soient conservés plus longtemps.

Mesures de sécurité

Shepell·fgi doit protéger les renseignements personnels contre la consultation, la communication, la reproduction ou l’utilisation non autorisées, en ayant recours à des méthodes de protection variées, adaptées au degré de sensibilité des renseignements. Les méthodes de protection comprennent :

• des moyens matériels (verrouillage des classeurs, accès restreint aux dossiers et aux bureaux);
• des moyens techniques (mots de passe, chiffrement, pare-feu et vérifications);
• des mesures administratives (cotes de sécurité, accès sélectif sur justification, formation du personnel, ententes de confidentialité, politiques et procédures);
• les contrats d’emploi et de services-conseils de Shepell·fgi contiennent une clause de confidentialité liant ses employés et ses conseillers.

Au moment du retrait ou de la destruction des renseignements personnels, Shepell·fgi veillera à empêcher les personnes non autorisées d’avoir accès à ces renseignements. Les renseignements personnels ne seront conservés que pendant la période de temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées ou la période prescrite ou permise par les lois en vigueur, y compris les lois sur les assurances, les lois sur l’impôt, les lois en matière de retraite et les lois sur la prescription.

Renseignements personnels en matière de santé – PAE et programmes de gestion de l’invalidité

Si un client reçoit deux services ou plus de la part de Shepell·fgi (p. ex., de l’aide au PAE et au programme de gestion de l’invalidité), les renseignements sur sa santé recueillis aux fins de la prestation de l’un de ces services ne seront ni utilisés ni communiqués aux fins des autres services. Chez Shepell·fgi, l’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes ayant besoin de les consulter dans le cadre de leur travail.

Exactitude

Les renseignements personnels recueillis par Shepell·fgi sont aussi exacts et complets que l’exige la prestation des services.

Accès aux renseignements personnels

Shepell·fgi doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels la concernant, de leur usage et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers. En outre, sauf indication contraire aux présentes, Shepell·fgi doit lui permettre de consulter ces renseignements à un coût correspondant aux frais réellement engagés.

Dans les cas suivants, Shepell·fgi peut refuser l’accès à certains renseignements personnels qu’elle possède : le coût de leur fourniture est exorbitant ou ils contiennent des détails sur d’autres personnes; leur fourniture est interdite pour des raisons d’ordre juridique ou de sécurité; il s’agit de renseignements commerciaux de nature exclusive, de renseignements qui sont protégés par le secret professionnel entre l’avocat et son client ou le privilège relatif à un litige ou de renseignements qui renferment de l’information qui pourrait porter préjudice à une ou plusieurs personnes; la loi nous interdit de fournir ces renseignements. Shepell·fgi informera la personne ayant demandé l’accès aux renseignements des raisons pour lesquelles cet accès lui est refusé.

Une personne pourra contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées. Si elle démontre que ses renseignements personnels utilisés par Shepell·fgi pour prendre des décisions sont inexacts ou incomplets, Shepell·fgi y apportera les modifications ou les mises à jour nécessaires à ces renseignements.

Préoccupations à l’égard de la confidentialité

Si vous avez des préoccupations à l’égard de la protection de vos renseignements personnels ou de la façon dont nous les traitons, ou si vous désirez révoquer un consentement préalablement accordé, veuillez communiquer par écrit avec le directeur de la protection de la vie privée :

Par la poste : Responsable de la protection des renseignements personnels Shepell·fgi 895, Don Mills Road, bureau 700 Toronto, Ontario M3C 1W3

Par courriel : privacy-vie-privee@shepellfgi.com